Tydligare siffror ger åkeriet bättre beslut

Ett transportpris som sätts när bränslet är billigt kan snabbt bli en förlustaffär om bränslepriset sedan plötsligt stiger. Det har Mattias Carlsson på Broddetorps Åkeri i Falköping erfarenhet av. Tillsammans med brodern Niclas driver åkeriet med sju lastbilar som fraktar allt som kan tippas, i en verksamhet där kostnaderna ständigt förändras. Efter ett år med alltför höga kostnader ville Mattias få bättre koll på siffrorna för att inte gå i förlust. Nu sitter Katja Lincesso Öström från Ludvig & Co på åkeriets kontor en dag i veckan.

• Att ha Katja här som sköter siffrorna och ser till att vi har stenkoll i realtid gör att jag känner att jag har betydligt större kontroll över företagsekonomin nu än vad jag hade innan. Det gör att jag kan planera framåt på rätt sätt och se till att företaget går stabilt och kan göra vinst, säger Mattias.

Lästips: Trygg och enkel outsourcing av företagets ekonomi

Bränslepriset slår snabbt mot resultatet

Att jobba inom åkeri och lantbruk har gått i arv i Mattias och Niclas familj. De två bröderna startade sitt åkeri 1995 och körde då själva varsin lastbil. Runt tio år senare, när deras pappa gick i pension, köpte de också hans lastbil och anställde sin första chaufför. 2008 ombildade de handelsbolaget till aktiebolag, och sedan dess har företaget vuxit snabbt. Idag har Broddetorps Åkeri tolv medarbetare, sju lastbilar, två hjullastare och ett sorteringsverk för jord.

Arbetet i verksamheten varierar med årstiderna. På våren sopar åkeriet bort vintersand från parkeringar och gårdsplaner. Under skörden kör två bilar spannmål åt lantbrukare nästan sju dagar i veckan, och på vintern utför de snöröjning. Under årets snöfria månader transporterar bilarna också stora mängder jord. För ungefär tio år sedan började åkeriet att tillverka och sälja jord enligt Hasselfors Gardens recept, och idag är Hasselfors åkeriets största enskilda kund.

Just nu är bränslepriset den största utmaningen för Broddetorps Åkeri. En stor del av uppdragen kommer från tre transportförmedlingar, och i de affärerna är det ofta förmedlingarna som sätter priset. Det gör att Mattias ständigt måste kontrollera att åkeriet får betalt för det dyrare bränslet. Samtidigt behöver verksamheten hålla koll på en hel del regler och lagar, bland annat kring kör- och vilotider.

• Det svåraste är svängningarna i drivmedelskostnaderna, säger Mattias. Vi måste hela tiden hänga med i prissättningen av transporterna, så att vi inte låser fast oss i ett avtal där vi inte kan reglera priset. Dessutom kan vi inte alltid vara med och sätta priset själva, eftersom transportförmedlingarna gör det i vissa fall. Då måste man vara på tårna och kontrollera att vi får rätt pris. Annars slår det ju väldigt fort på resultatet.

Under förra året räckte inte intäkterna till för kostnaderna, vilket gjorde att åkeriet gick med förlust. Då blev bröderna tvungna att organisera om kontoret, samtidigt som Mattias fick ta över en stor del av det administrativa arbetet. Även planen att ta nästa steg i utvecklingen fick läggas på is. För att kunna planera ekonomin framåt behövde Mattias siffror som han kunde lita på, och han behövde dem i tid.

Med rådgivaren på plats går besluten fortare

Ludvig & Co kom in i bilden när bröderna höll på att avsluta arbetet med en handlingsplan. Åkeriet hade i många år fått hjälp av en mindre redovisningsbyrå, men Mattias saknade uppföljning av ekonomin och ville ha mer stöd framåt. Han kände redan till Ludvig & Co, som hade hjälpt bröderna och deras respektive med ett lantbruksföretag som de drev på fritiden. När Ludvig & Co hjälpte dem att avveckla det bolaget frågade Mattias om de också ville hjälpa till med det ekonomiska runt åkeriet.

Eftersom Mattias gärna ville ha en rådgivare att bolla frågor med på plats arbetar Katja från åkeriets kontor en dag i veckan. Det gör att de kan stämma av frågor om bokföringen och rapporterna direkt. Tillsammans med sina kollegor från Ludvig & Co hjälper Katja åkeriet idag med löpande bokföring, lön, bokslut och deklaration samt rådgivning i bolagsfrågor.

• Jag behövde någon att bolla de ekonomiska frågorna med på plats. Att kunna ha snabba avstämningar och ta dem direkt är väldigt viktigt för mig. Jag slipper förlita mig på en mejlkonversation, och det är väldigt värdefullt.

För Mattias syns förändringen tydligast i hur snabbt siffrorna kommer på plats. Åkeriets räkenskapsår slutade den 31 augusti, och Mattias räknar med att bokslutet blir klart före december. Tidigare år har det ofta dröjt till januari eller februari. Även månadsrapporterna kommer ungefär en halv månad tidigare, vilket gör att han lättare kan bedöma likviditeten och planera framåt.

• Nu kan jag konstatera att vi har ett helt annat flöde i bokslutsarbetet än vad vi haft tidigare, säger Mattias. Att få bokslutet klart så mycket tidigare ger oss egentligen oceaner av tid.

Mattias kan transportbranschen utan och innan. Katja har jobbat med många andra branscher, och den kombinationen tycker han är bra; tillsammans ser de lättare hur allt hänger ihop. Om hon är osäker i en fråga, till exempel om lön, stämmer hon av med en kollega som är specialist. Dessutom sköter båda parterna nästan allt arbete digitalt, vilket Mattias verkligen uppskattar.

Räkna ett varv innan nästa investering

När Mattias ser tillbaka på samarbetet hittills är det uppföljningen av ekonomin som har förändrats mest. Framåt kommer de att arbeta mer med budget, likviditetsprognoser och underlag inför investeringar. En del av arbetet blir att gå igenom anläggningsregistret och se hur avskrivningarna faller ut de kommande åren.

Tidigare var Mattias skeptisk till större byråer, eftersom han upplevt att den tid man betalar för ofta tar slut innan det finns utrymme för uppföljning utöver det löpande arbetet. Hos Ludvig & Co har han hittat den helhetspartner han saknade, med en personlig redovisningskonsult och specialister att ta hjälp av.

• Som mindre entreprenör har man nog tänkt lite för mycket med hjärtat, menar Mattias. Med Katjas hjälp kan vi tänka ett varv och köra det i räknesnurran. Blir det inte bra över tid, då gör vi inte det helt enkelt.

Alla företag har sina egna utmaningar, men Mattias tror att många småföretagare känner igen sig i detta. Det är ganska lätt att hitta någon som sköter den löpande bokföringen; det är svårare att hitta en byrå som också hjälper till med budget, bokslut och skatt och som har flera specialister att fråga.

• Det jag har saknat är en helhetspartner, och det känner jag att jag har fått nu.

Namn: Mattias Carlsson
Förening: Broddetorps Åkeri AB
Ort: Falköping, Västra Götaland
Bransch: Transport och åkeri