BRF Smågårde nr 1 i Gnisvärd, söder om Visby, består av elva sommarbostäder och en ekonomi som kräver mer än vad storleken ger sken av. Föreningen delar nämligen vissa funktioner med närliggande föreningar, och stora delar av styrelsearbetet sker på distans medan fysiska möten ryms under sommarmånaderna. Dessa förutsättningar ställer höga krav på framförhållning och en partner med bred kompetens, särskilt inför övergången till K3.
BRF Smågårde nr 1 i Gnisvärd, söder om Visby, består av elva sommarbostäder och en ekonomi som kräver mer än vad storleken ger sken av. Föreningen delar nämligen vissa funktioner med närliggande föreningar, och stora delar av styrelsearbetet sker på distans medan fysiska möten ryms under sommarmånaderna. Dessa förutsättningar ställer höga krav på framförhållning och en partner med bred kompetens, särskilt inför övergången till K3.
- Tesen som vi jobbar efter är: man kan leva med lite mindre pengar om man har ordning och reda och framförhållning, säger Thomas. Man kan också ha hur mycket pengar som helst på banken men ingen ordning och reda, och då kan det bli besvärligt.
Thomas berättar att handlingarna ska vara ute tre dagar innan varje möte och att varje ärende är kategoriserat som ett besluts-, diskussions- eller informationsärende. Alla beslut loggas med vad, vem, när och eventuell budget. Mötena spelas till och med in med hjälp av ett AI-verktyg som sedan genererar ett protokoll eller en sammanfattning beroende på mötestyp.
Ordning och reda står minst sagt högt på agendan. Men för att undvika att för mycket ansvar hamnar på enskilda individer krävs också rätt stöd utifrån.
Utmaningarna i en liten sommarförening
Innan Ludvig & Co kom in i bilden var det en adjungerad person med mycket god ekonomisk kompetens som skötte föreningens ekonomi. Det fungerade, men det var också sårbart. När den personen klev av försvann kunskapen, och kvar stod ett gammalt ekonomiprogram som krävde en hel del manuell handpåläggning. Thomas, som suttit i styrelsen till och från sedan 2016, såg då möjligheten att bygga något mer hållbart.
- Vem som helst kan bli allvarligt sjuk och borta länge. Det får inte stå och falla med en person, säger Thomas.
Ekonomin i föreningen är dessutom betydligt mer komplex än den ser ut vid en första anblick, menar Thomas. Fastigheterna delar vatten- och elnät med tre grannföreningar, och sex till sju gemensamhetsanläggningar förvaltas idag i delägarskap. Dokumentationen kring ledningsnätet är utspridd, byggd av olika entreprenörer under olika perioder och aldrig samlad på ett ställe.
Som sommarförening har styrelsen dessutom ett trångt tidsfönster för att få till fysiska möten, vilket ställer höga krav på framförhållning och tydlig kommunikation med medlemmarna under den korta säsongen.
Bollplank med precis rätt kompetens
Thomas kände till Ludvig & Co mycket väl innan föreningen valde dem som partner och visste därför precis vad deras rådgivare kunde bidra med. Beslutet var för honom ganska uppenbart.
Sedan tre år tillbaka hjälper Ludvig & Co BRF:en med löpande bokföring, bokslut, årsredovisning, deklaration, fastighetsjuridik och rådgivning. Erik Fröding, marknadsområdeschef på Gotland, är föreningens lokala kontaktperson som är med i samarbetet kring föreningens nästa steg.
Något som Thomas värdesätter högt med Ludvig & Co är möjligheten till benchmarking, eftersom de kan jämföra deras BRF med liknande bostadsrättsföreningar och se var de sticker ut. Med många bostadsrättföreningar som kunder känner Ludvig & Co till de typiska riskerna, och kan hjälpa föreningen att ta tag i dem innan de hinner bli kostsamma.
Föreningsstämman blir också enklare när deras rådgivare är med, förklarar Thomas. Medlemmarna kan ställa sina ekonomirelaterade frågor direkt till någon med full insyn, och styrelsen slipper stå ensam med alla svar.
- Ni kan ju nyckeltalen på ett mycket bättre sätt än vad vi kan, och det är alltid värdefullt att kunna jämföra sig med andra föreningar. Det får man från en stor byrå. Och sedan vet jag att det finns kompetenta rådgivare som kan göra mer än bara sifferexercis.
K3 kräver en byrå som kan BRF:er på djupet
En av de viktigaste frågorna för styrelsen just nu är övergången till de nya redovisningsreglerna K3. Det nya regelverket kräver att bostadsrättsföreningar redovisar sina fastigheter komponent för komponent – stomme, tak, fasad, installationer – med avskrivningstider kopplade till varje dels faktiska livslängd.
Övergången från K2 till K3 är mer teknisk än den ser ut. Varje komponent ska identifieras, värderas och kopplas till rätt avskrivningstid, och det finns gott om utrymme att göra fel. En byrå som saknar erfarenhet av BRF-redovisning ser inte alltid vad som kan bli ett problem vid nästa revision.
Inför övergången har Ludvig & Co bistått BRF Smågårde nr 1 med utbildning och material som en del av förberedelserna. Thomas ser detta som en av de viktigaste insatserna i samarbetet hittills, och lyfter att det är just bredden och BRF-erfarenheten i organisationen som han uppskattar allra mest.
- Det finns alltid någon på plats. Har man en fråga, eller lite panik, är det lättare när man har en byrå. Man har ett bollplank som finns där och som har en sammanlagd kompetens som man verkligen kan behöva.
Föreningen rustar för K3 och framtida renoveringar
Styrelsearbetet i BRF Smågårde nr 1 är idag mer strukturerat och förutsägbart, menar Thomas. Framförhållningen är bättre och styrelsen vet precis var föreningen står ekonomiskt.
K3-övergången ska vara klar till 2026 års föreningsstämma, och arbetet med den pågår tillsammans med Ludvig & Co. Föreningen har renoveringar framför sig, och med en välgrundad underhållsplan vet styrelsen vad som väntar och kan planera för det i god tid.
Tillsammans med de tre angränsande bostadsrättsföreningarna planerar föreningen att bilda en samfällighetsförening för att samla de gemensamhetsanläggningar som idag förvaltas i delägarskap. Det kräver fastighetsjuridisk kompetens, och Thomas räknar med att Ludvig & Co är med i det arbetet också.
- Med Ludvig & Co har arbetet blivit effektivare och vi har skapat bättre framförhållning, så att styrelsen har fått lite lugnare och stabilare förutsättningar. Och det ansvaret har man mot sina medlemmar. Det är ju blodflödet i alla föreningar – ekonomin och kassaflödet. Då är det väldigt tryggt att veta att det finns någon som skriker till om det går åt fel håll.
Namn: Thomas Engström och Lisa Ström
Förening: BRF Smågårde nr 1
Ort: Gnisvärd, Gotland
Bransch: Bostadsrättsförening
