Definition:
Kontering innebär att du registrerar en affärshändelse på rätt bokföringskonton, anger eventuell moms och specificerar hur transaktionen påverkar företagets ekonomi.
Grundläggande om att kontera
När du driver företag pågår många ekonomiska aktiviteter nästan varje dag: du köper material, skickar fakturor, betalar leverantörer och tar emot betalningar från kunder. Varje sådan händelse behöver bokföras på rätt ställe för att du ska få en korrekt bild av företagets ekonomi. Enligt bokföringslagen måste alla affärshändelser konteras löpande, inklusive försäljning och utförda jobb.
Skillnaden mellan kontering och bokföring
Kontering och bokföring hänger ihop men betyder inte riktigt samma sak. Bokföring är hela processen där du samlar in, registrerar och rapporterar allt som hänt i företaget. Kontering är ett specifikt steg i den processen, nämligen när du bestämmer vilka olika konton varje händelse ska bokföras på.
Man kan säga att bokföring handlar om att hålla reda på företagets ekonomi, medan kontering utgör strukturen som gör detta möjligt. Kontering används för att beskriva varje händelse, som sedan bokförs på olika konton för korrekt rapportering.
Varför måste du kontera?
Korrekt kontering är en förutsättning för att din verksamhet ska fungera väl, både ekonomiskt och juridiskt.
Rätt underlag för rapporter
Bra kontering gör att rapporter som resultat- och balansräkning blir rätt och att momsredovisningen stämmer. Du kan enkelt se hur mycket pengar som går till exempelvis hyra, marknadsföring eller varuinköp.
Tydlig uppföljning av verksamheten
När du kategoriserar intäkter och kostnader på rätt sätt blir det enkelt att följa upp hur olika delar av verksamheten presterar. Du kan till exempel se vilken vara eller tjänst som säljer bäst.
Regelefterlevnad och skattedeklaration
Felaktig kontering gör att du inte följer svensk lagstiftning, framför allt när det gäller skatt och momsredovisning. Att hålla sig till reglerna sparar tid och pengar på lång sikt och undviker eventuella böter eller sanktioner.
Underlättar vid revision
Om en revisor granskar bokföringen eller Skatteverket gör en kontroll är det viktigt att allt är korrekt konterat. Felaktig kontering kan leda till tidskrävande korrigeringar.
Hur många konton används?
Vanligtvis använder du tre konton när du konterar en transaktion:
- Bankkonto – där pengarna kommer in eller går ut
- Momskonto – där du håller reda på ingående och utgående moms
- Kostnads- eller intäktskonto – som visar vad transaktionen handlar om
För momsfri försäljning behövs bara bankkontot och ett intäktskonto. För att skilja på olika typer av händelser numreras kontona enligt en kontoplan.
Kontoplanen – strukturen i din bokföring
Alla företag har en kontoplan, det vill säga en lista över de konton som används i bokföringen. Den vanligaste kontoplanen i Sverige heter BAS-kontoplanen, och den är indelad i grupper som visar vilken typ av händelse det handlar om, till exempel tillgångar, skulder, intäkter eller kostnader.
Med en tydlig kontoplan blir konteringen både enklare och mer konsekvent. Det gör att du alltid kan följa upp hur företaget mår ekonomiskt. Ibland kan det vara av intresse att se exakt vilken mängd som sålts av en viss vara. Genom att då skapa ett underkonto där endast en specifik vara bokförs är det enklare att följa utvecklingen av just den varan.
Kontering med debet och kredit
Kontering bygger på principen om dubbel bokföring, vilket betyder att varje affärshändelse bokförs på minst två konton: ett debet och ett kredit.
Debetsidan visar sådant som tillför företaget resurser, alltså tillgångar och kostnader.
Kreditsidan visar varifrån resurserna kommer, det vill säga skulder, eget kapital och intäkter.
Summan av debet och kredit ska alltid bli noll. Stämmer inte siffrorna har något bokförts felaktigt.
Exempel på kontering av fakturor
När du tar emot en faktura
Du får en faktura på 7 500 kronor för ett materialinköp. Så här konterar du:
- Debet: Materialinköp (konto 4000) – 6 000 kr
- Debet: Ingående moms (konto 2641) – 1 500 kr
- Kredit: Leverantörsskuld (konto 2440) – 7 500 kr
Detta visar att företaget fått en kostnad för material, dragit av moms och har en skuld till leverantören.
När du skickar en faktura
Du skickar en faktura till en kund på 7 000 kronor. Så här konterar du:
- Debet: Kundfordran (konto 1510) – 7 000 kr
- Kredit: Försäljning (konto 3000) – 7 000 kr
När kunden betalar flyttas beloppet från kundfordran till ditt bankkonto.
När kunden betalar fakturan
Kunden betalar 7 000 kronor till ditt plusgiro. Så här konterar du:
- Debet: Bankkonto (konto 1930) – 7 000 kr
- Kredit: Kundfordran (konto 1510) – 7 000 kr
Automatisk kontering sparar tid
Idag kan många bokföringsprogram kontera automatiskt. Systemet känner igen fakturor och betalningar och väljer rätt konton åt dig baserat på tidigare bokföringar. Ofta lär sig programmet hur du brukar bokföra olika typer av händelser och föreslår automatiskt rätt konton vid nästa tillfälle.
Detta är speciellt användbart för småföretagare som vill lägga mer tid på sin verksamhet och mindre på bokföring. Med automatisk kontering slipper du tänka på debet och kredit, eftersom bokföringen hämtas direkt från bankkontot. Det enda du behöver göra är att godkänna att det stämmer.
Vad händer om du konterar fel?
Om du konterar på fel konto kan företagets resultat och balans påverkas, vilket kan ge en missvisande bild av ekonomin. Det gör det svårt att se var pengarna faktiskt tar vägen och kan leda till felaktiga beslut om prissättning eller investeringar.
Felaktig kontering kan också skapa problem vid deklarationen och eventuellt leda till böter från Skatteverket. Därför är det viktigt att dubbelkolla konteringen och använda ett pålitligt bokföringsprogram som hjälper dig att undvika misstag.
Vanliga misstag att undvika
Felaktig kontoklassificering
Att bokföra en kostnad för marknadsföring på ett varuinköpskonto ger en missvisande bild av ekonomin. Dubbelkolla alltid vilket konto som passar bäst.
Fel momssats
Kontrollera att momsen stämmer överens med gällande regler. Var extra uppmärksam på utländska fakturor och inköp där momshanteringen skiljer sig åt.
Glömd eller bristfällig dokumentation
Varje kontering måste ha stöd i form av kvitton, fakturor eller andra verifikationer. Utan dessa riskerar du att få problem vid granskning.
Dubbla konteringar
Om en transaktion bokförs två gånger skapar det obalans i bokföringen, vilket kan leda till problem vid bokslut. Använd bokföringsprogram som kan upptäcka och varna för dubbletter.
Liknande begrepp
Bokföring – Den övergripande processen att registrera, samla in och rapportera företagets ekonomiska händelser. Kontering är ett steg i bokföringen.
Affärshändelse – Det som ska konteras, till exempel ett inköp, en försäljning, en löneutbetalning eller en betalning av faktura.
Verifikat/verifikation – Det underlag (kvitto, faktura, betalningsbekräftelse) som visar att en affärshändelse har ägt rum och stödjer konteringen.
Kontoplan – En strukturerad förteckning över alla bokföringskonton som används i företaget, oftast baserad på BAS-kontoplanen.
Dubbel bokföring – Bokföringssystem där varje transaktion bokförs på minst två konton (debet och kredit) för att hålla balansen i bokföringen.
Momsredovisning – Rapportering av ingående och utgående moms till Skatteverket, vilket kräver att momsen konterats korrekt.
Resultaträkning – En rapport som visar företagets intäkter och kostnader under en period, baserad på korrekt kontering.
Balansräkning – En rapport som visar företagets tillgångar, skulder och eget kapital vid en viss tidpunkt, baserad på korrekt kontering.