Definition:
En kundfordran uppstår när ett företag säljer en vara eller tjänst som har levererats men ännu inte betalats. I affärssammanhang uppkommer därmed kundfordringar varje gång betalning inte sker omedelbart.
Vad är en kundfordran?
När ett företag levererar en vara eller utför en tjänst utan att få betalt direkt, uppstår en kundfordran. Det innebär att säljaren har ett tillgodohavande hos köparen fram tills dess att betalningen sker. För att reglera fordran skickar säljaren en faktura med en angiven kredittid, vilket oftast är 30 dagar. Under denna tid förväntas köparen betala sin skuld. När betalningen genomförs upphör kundfordran, och säljaren har därmed fått betalt för sin leverans eller tjänst.
Exempel 1: Snickarfirman och butiksägaren
Ett snickeriföretag får i uppdrag att bygga en ny kassadisk åt en klädbutik. Efter att arbetet är färdigt skickar snickeriföretaget en faktura på 25 000 kronor med en kredittid på 30 dagar. Butiksägaren har nu en skuld till snickeriföretaget, medan snickeriföretaget har en kundfordran på butiksägaren. När betalningen genomförs upphör kundfordran och snickeriföretaget har fått sitt tillgodohavande.
Exempel 2: IT-konsulten och företagskunden
En IT-konsult hjälper ett företag att uppdatera deras webbplats. Efter att arbetet är klart skickar konsulten en faktura på 15 000 kronor med en kredittid på 30 dagar. Kunden har därmed en skuld, medan konsulten har en kundfordran.
När fakturan förfaller har kunden fortfarande inte betalat. Konsulten skickar en betalningspåminnelse, men ingen inbetalning sker. Efter ytterligare en tids väntan beslutar konsulten att vända sig till ett inkassoföretag för att driva in skulden. Under hela denna process kvarstår kundfordran, och först när kunden slutligen betalar upphör den, och konsulten får sitt tillgodohavande.
Bokföring av kundfordringar
Kundfordringar är en omsättningstillgång och en viktig del av företagets balansräkning. Vid varje avstämningsperiod, såsom månadsslut eller bokslut, är det avgörande att säkerställa att alla utestående fordringar är korrekt bokförda och att eventuella osäkra kundfordringar beaktas.
Beroende på bokföringsmetod hanteras kundfordringar på olika sätt:
- Faktureringsmetoden – Kundfordran registreras när fakturan skickas och bokas bort vid betalning.
- Kontantmetoden – Fordringar bokförs först vid inbetalning eller i samband med bokslutet för att ge en rättvisande bild av företagets ekonomi.
I svensk redovisning används vanligtvis konto 1510 – Kundfordringar för att registrera utestående betalningar. Detta konto ger en tydlig överblick över företagets fordringar och används vid bokslut och ekonomiska avstämningar.
Osäkra kundfordringar och kundförluster
Alla kundfordringar blir inte betalda i tid, och vissa kan till och med förbli obetalda. För dessa situationer används begreppet osäkra kundfordringar, vilket signalerar en ökad risk för utebliven betalning. De delas in i två kategorier:
- Befarad kundförlust – När en faktura har förfallit och företaget börjar tvivla på att betalningen kommer in, men ännu inte har bekräftat detta.
- Konstaterad kundförlust – När det står klart att betalning inte kommer att ske, till exempel vid kundens konkurs eller långvarig betalningsförsummelse.
För att undvika problem med osäkra kundfordringar kan företag arbeta proaktivt. Genom att genomföra kreditkontroller innan affärer ingås, skicka betalningspåminnelser vid försenade betalningar och i vissa fall kräva förskottsbetalning, kan risken för uteblivna betalningar minska.
Om en kund ändå inte betalar kan företaget ta hjälp av inkassotjänster för att driva in skulden. Ett annat alternativ är factoring, där företaget säljer eller belånar sina kundfordringar till ett finansbolag. Detta kan förbättra likviditeten och minska den ekonomiska osäkerheten kring sena betalningar.
Strukturera dina kundfordringar med kundreskontra
För att säkerställa en tydlig översikt över kundfordringar är det viktigt att ha en strukturerad hantering av fakturor och betalningar. Ett kundreskontra, en sidoordnad bokföring, används ofta för att registrera och följa upp alla utestående fakturor.
Genom att ha en noggrann uppföljning av kundfordringar kan företag enkelt:
- Få en samlad bild av utestående fakturor och betalningsstatus.
- Se vilka fakturor som närmar sig förfallodatum.
- Stämma av kundfordringar vid varje avstämningsperiod för att säkerställa en korrekt balansräkning.