Definition:
Bokföring är att löpande registrera alla ekonomiska händelser i ett företag. Varje köp, försäljning eller betalning ska dokumenteras med ett underlag och föras in i bokföringen.
Två huvudsakliga syften med bokföring
Bokföringen fyller två syften: den hjälper dig att följa upp hur företaget mår ekonomiskt och ger Skatteverket rätt underlag. Utan en ordnad bokföring är det svårt att göra bokslut, deklarera rätt eller veta om verksamheten går med vinst.
Alla som bedriver näringsverksamhet i Sverige är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen (1999:1078).
Vad ska bokföras?
Alla affärshändelser – händelser som förändrar företagets förmögenhet – ska bokföras. Det kan till exempel vara:
- in- och utbetalningar
- uppkomna fordringar och skulder
- egna insättningar och uttag
- utlägg och andra kostnader
Varje bokföringspost ska ha ett underlag, närmare bestämt en verifikation. Det kan vara en faktura, ett kvitto eller en bokföringsorder när externt underlag saknas.
I många verksamheter ska verifikationen även godkännas, det vill säga attesteras, innan den bokförs.
När ska du bokföra?
Tidpunkten för bokföring beror på typen av affärshändelse:
- Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast nästa arbetsdag.
- Övriga affärshändelser, till exempel fakturor, ska bokföras så snart det kan ske och senast månaden efter att de inträffat.
Faktureringsmetoden och kontantmetoden
Det finns två metoder för löpande bokföring: kontant- och faktureringsmetoden. Så här skiljer de sig åt:
- Faktureringsmetoden är huvudmetoden och gäller för de flesta företag. Du bokför när en faktura skickas eller tas emot, oavsett när betalningen sker.
- Kontantmetoden innebär att du bokför när en betalning faktiskt sker. Den får användas av enskilda näringsidkare med en nettoomsättning under 3 miljoner kronor per år.
Använder du faktureringsmetoden behöver du också tänka på periodisering – det vill säga att intäkter och kostnader bokförs den period de hör till – och att avskrivningar görs i samband med bokslutet.
Vad är grundbok och huvudbok?
Det är två sätt att presentera bokföringen på:
- Grundbok – en kronologisk genomgång av alla affärshändelser, sorterade efter datum
- Huvudbok – samma information, men grupperad per konto så att du kan följa exempelvis försäljning eller hyra var för sig
I praktiken sköter ditt bokföringsprogram detta utan att du behöver göra något.
Digitala underlag och arkivering
Sedan 1 juli 2024 behöver papperskvitton och pappersfakturor inte sparas om de har digitaliserats på ett säkert sätt.
Oavsett om dina underlag är digitala eller fysiska gäller samma regler för hur länge de ska sparas: all räkenskapsinformation ska arkiveras i sju år efter räkenskapsårets slut. Du ska alltså alltid kunna ta fram underlag, verifikationer och bokföring från de senaste sju åren om Skatteverket skulle begära det.
Vad händer om bokföringen inte sköts?
Bristfällig bokföring kan klassas som bokföringsbrott och leda till straff enligt brottsbalken. Ansvaret för att bokföringen stämmer är alltid ditt som företagare, oavsett om du har hjälp av en extern redovisningskonsult eller inte.
Ord som relaterar till bokföring
Redovisning – Det bredare begreppet som omfattar bokföring samt sammanställning och rapportering
Bokföringsorder – Ett dokument som skapas när ett vanligt underlag, som kvitto eller faktura, saknas
Kontoplan – En lista över alla konton som används i bokföringen, strukturerad så att det blir enkelt att hitta och sortera olika typer av transaktioner
Debet och kredit – De två sidorna i varje bokföringspost
Utlägg – En kostnad som betalas för någon annans räkning med avsikt att få ersättning
Transaktion – Varje köp, försäljning eller betalning som sker i verksamheten
Verifikation – Underlaget som dokumenterar en affärshändelse