Definition:
Ett utlägg är en kostnad som betalas av en person eller ett företag för någon annans räkning, med avsikt att få ersättning. Det är vanligt inom företag när anställda gör inköp i tjänsten eller när arbetsgivare betalar för anställdas privata utgifter.
Vad betyder utlägg?
Ordet ”utlägg” kommer från verbet ”lägga ut”, vilket betyder att tillfälligt betala en kostnad åt någon annan. I ekonomiska sammanhang används termen för utgifter som en person eller organisation tar på sig, men som senare ska ersättas.
När uppstår ett utlägg?
Utlägg uppstår när en person eller ett företag betalar en kostnad som egentligen tillhör någon annan. Detta kan ske vid exempelvis tjänsteresor, arbetsrelaterade inköp eller när en arbetsgivare står för privata kostnader åt en anställd.
Olika typer av utlägg
Det finns två huvudsakliga typer av utlägg i företagssammanhang:
Egna utlägg
Ett eget utlägg innebär att en anställd eller delägare använder sina privata pengar för att betala en arbetsrelaterad kostnad. Exempel kan vara:
- Transportkostnader
- Tjänsteresor
- Inköp av kontorsmaterial
När en anställd gör ett eget utlägg uppstår en skuld där företaget är skyldigt att ersätta den anställde. Utlägget ersätts vanligtvis via lönen som traktamente eller kostnadsersättning. För att ersättning ska kunna ske måste utlägget kunna styrkas med kvitto eller annan dokumentation.
Utlägg för anställda
När arbetsgivaren betalar för den anställdes privata kostnader, exempelvis datorer, telefoner eller måltider, räknas detta som utlägg för anställda.
- Om den anställde inte betalar tillbaka utlägget, klassas det som en skattepliktig förmån.
- Om den anställde betalar tillbaka summan inklusive moms, betraktas det istället som en fordran och påverkar företagets bokföring.
Bokföring och hantering av utlägg
För att utlägg ska hanteras korrekt behöver de bokföras enligt följande:
- Dokumentation – Den som gjort utlägget måste spara kvitto eller faktura.
- Inlämning – Kvitto eller annan dokumentation lämnas in till arbetsgivaren.
- Godkännande – Företaget kontrollerar att utlägget är en giltig kostnad.
- Ersättning – Den anställde får tillbaka pengarna, ofta via lönen eller separat utbetalning.
Om ett utlägg redovisas som en avdragsgill kostnad ska den anställdes återbetalning redovisas som en negativ kostnad eller intäkt. Om det istället bokförs som en fordran, ska återbetalningen redovisas mot detta fordringskonto. Om utlägget inte återbetalas uppstår en skattepliktig förmån.
Skatteregler och moms
- Om utlägget gäller företagets verksamhet kan momsen ofta dras av.
- Utlägg för anställda kan bli skattepliktiga om arbetsgivaren inte kräver återbetalning.
- Utlägg för kunder får inte ha ett vinstsyfte och ska faktureras utan moms.
Dokumentationskrav
För att ett utlägg ska godkännas måste det kunna styrkas genom:
- Kvitto eller faktura
- Tydlig beskrivning av utläggets syfte
- Redovisning av utlägget i företagets bokföring
Om en anställd inte kan bevisa utlägget kan det klassas som en förmån och beskattas.