Definition:
Inventering innebär att företaget räknar, kontrollerar och dokumenterar hur mycket varor som finns i lager, så att bokföringen stämmer och lagerhanteringen fungerar bättre.
Vad är inventering?
Vid inventering fastställs exakt hur mycket varor som finns i lagret vid en viss tidpunkt. Det kan handla om färdiga produkter för försäljning, råvaror till produktionen eller halvfabrikat som fortfarande tillverkas.
Inventeringen görs genom att fysiskt räkna, väga eller mäta varorna – och sedan jämföra med vad som står i bokföringen. Utfallet används sedan för att värdera lagret i bokslutet, vilket gör inventeringen till en primär del av den finansiella redovisningen.
Inventeringens två syften
Inventering fyller två grundläggande funktioner:
- Lagstadgad skyldighet: Alla företag med varulager måste enligt lag inventera minst en gång per år, vanligtvis på balansdagen. En inventeringslista ska upprättas och undertecknas, och den fungerar som bevis på att inventeringen är korrekt utförd. Detta säkerställer att lagret redovisas med rätt belopp i årsredovisning och deklaration.
- Operativt behov: Utöver lagkravet är inventering ett viktigt verktyg för effektiv lagerhantering. Genom löpande kontroll får företaget en aktuell bild av lagret, vilket underlättar inköp, minskar risken för överlager, bristsituationer och inkurans (osäljbara varor). Företag som bara inventerar en gång per år riskerar ineffektiva beställningar, ökade kostnader och försämrad kundnöjdhet.
Vad ska ingå i varulagret?
Varulagret består av de tillgångar som företaget avser att sälja, använda i produktionen eller har under tillverkning. Däremot ska varor i kommission, alltså varor som företaget inte äger, inte räknas in. För enskilda näringsidkare gäller dessutom en förenklingsregel: om lagervärdet understiger 7 000 kronor behöver det inte tas upp i bokslutet.
Metoder för inventering
Det finns flera metoder som kan anpassas efter företagets behov och storlek:
- Periodisk inventering är då hela lagret räknas vid en specifik tidpunkt, ofta i samband med bokslut.
- Rullande inventering är när delar av lagret räknas löpande under året, vilket ger kontinuerlig kontroll.
- Impulsinventering görs vid särskilda tillfällen, till exempel när en artikel visar nollsaldo i systemet.
- Stickprovsinventering sker när ett urval av artiklar räknas för att kontrollera kvalitet och precision.
Värdering av varulager i bokslutet
Inventering och värdering hänger ihop. Inventering handlar om att ta reda på exakt hur mycket varor företaget har, medan värdering handlar om att sätta ett pris på dem. En korrekt värdering bygger alltså på en noggrant genomförd inventering, och tillsammans ger de en rättvisande bild av lagret i bokslutet.
Inom svensk redovisning kan lagret värderas enligt två olika principer:
- Huvudregeln (LVP – lägsta värdets princip): Lagret värderas till det lägsta av anskaffningsvärdet (inköpspris inklusive kostnader som frakt och tull) eller nettoförsäljningsvärdet (vad varan kan säljas för efter avdrag). Här används FIFU (Först In – Först Ut), vilket innebär att de äldsta varorna antas säljas först.
- Schablonregeln: Hela lagret får värderas till 97 % av det totala anskaffningsvärdet. Det här är en förenklad metod som tar hänsyn till generell inkurans. Den kan inte kombineras med LVP för enskilda artiklar.
Vid värderingen behöver företaget också ta hänsyn till faktorer som varornas försäljningsvärde, eventuellt värdefall (inkurans) och vad som ingår i anskaffningsvärdet. Om lagret innehåller egenproducerade varor ska även relevanta tillverkningskostnader räknas med.
Tips för att lyckas med inventeringen
För att få ut mesta möjliga nytta av inventeringen kan följande råd vara till hjälp:
- Planera i god tid. Bestäm datum, schemalägg arbetet och avsätt resurser.Organisera lagret innan. Ordning och reda på hyllor och märkning gör räkningen snabbare och säkrare.
- Använd teknik. Streckkodsläsare och inventeringsappar minskar risken för manuella fel.
- Utbilda personalen. Se till att alla förstår rutinerna och vet hur avvikelser ska hanteras.
- Arbeta i team. En räknar och en registrerar för att undvika dubbelarbete eller missar.
- Stäng lagret under inventeringen. Inga in- eller utleveranser bör ske samtidigt.
- För in resultatet direkt. Uppdatera lagersystemet omedelbart för att undvika glömska och fel.
- Följ upp avvikelse. Analysera skillnader mellan bokfört och verkligt lager för att identifiera svinn, felplock eller brister i rutinerna.
- Inventera oftare. En kombination av rullande inventering och stickprov kan minska arbetsbördan vid bokslut och ge bättre kontroll året runt.
Ord som relaterar till inventering
Lagersaldo – Antalet av en viss vara som systemet visar finns i lager.
Svinn – Förluster i lagret på grund av till exempel stöld, skador eller felhantering.
Lagerbokföring – Den del av bokföringen som behandlar lagerförändringar.
Inkurans – Värdeminskning på varor som blivit gamla eller osäljbara.
Inventeringsdifferens – Skillnaden mellan bokfört och faktiskt lager vid inventering.