Definition:
En bokföringsorder är ett dokument som skapas när ett vanligt underlag som kvitto eller faktura saknas. Den används för att rätta eller komplettera bokföringen i enlighet med bokföringslagens krav på dokumentation av affärshändelser.
När behövs en bokföringsorder?
En bokföringsorder används när det inte finns ett externt verifikat som styrker en affärshändelse. Det kan också handla om att befintligt underlag är felaktigt eller ofullständigt. Vanliga situationer är:
- Rättelse av en felbokföring
- Ombokning mellan olika konton
- Ägarens egna uttag eller insättningar
- Saknat kvitto eller verifikation
- Underlag av så låg kvalitet att det inte går att använda
I dessa fall upprättas bokföringsordern som ett fullvärdigt bokföringsunderlag.
Vad ska en bokföringsorder innehålla?
För att vara godkänd enligt bokföringslagen måste en bokföringsorder innehålla:
- Datum för transaktionen
- Tydlig beskrivning av affärshändelsen
- Berörda konton (debet och kredit)
- Belopp och moms (om tillämpligt)
- Verifikationsnummer
- Namn eller signatur på den som ansvarar
Bokföringsordern fungerar då som ersättning för ett vanligt verifikat och ska sparas enligt samma regler.
Digital hantering och kontroll
De flesta bokföringsprogram har funktioner för att skapa bokföringsordrar digitalt. Det förenklar både hantering, arkivering och granskning. Eftersom bokföringsorder inte har ett externt bevisvärde är det viktigt med tydlig dokumentation. Rätt hantering minskar risken för fel i bokföringen och underlättar vid revision.