Definition:
Att attestera innebär att man skriftligen intygar riktigheten i ett affärsdokument, som till exempel en faktura, tidrapport eller ett kvitto.
Attest är en central del av ekonomisk kontroll
Attestering är ett viktigt moment i företagets interna kontroll. När en faktura eller ett kvitto tas emot ska det granskas och godkännas innan det bokförs. Att attestera innebär att någon ansvarig bekräftar att varan eller tjänsten är mottagen, att beloppet stämmer och att kostnaden är berättigad.
Attest är själva intyget, medan attestera är handlingen. I praktiken fungerar det som ett skydd mot felaktiga betalningar, bedrägerier och bristande dokumentation.
Sakattest och beslutsattest
Det är vanligt att företag skiljer mellan olika nivåer av attest. Den som utför sakattest kontrollerar att innehållet i fakturan är korrekt: att det man har köpt verkligen har levererats. Beslutsattest innebär att en annan person godkänner att fakturan får betalas – ofta med ansvar för att utgiften ryms inom budget.
I mindre bolag är det ofta ägaren eller VD:n som både sakattesterar och beslutsattesterar. I större organisationer fördelas rollerna för att minska risken för fel.
Exempel på olika former av attesteringar
Attestering förekommer i flera delar av företagets vardag, exempelvis:
- Tidrapporter: Chefer attesterar anställdas rapporterade arbetstimmar inför löneutbetalning eller projektfakturering.
- Fakturor: Inköp attesteras av ansvarig person för att säkerställa att kostnaden är riktig och godkänd innan betalning.
- Rese- och utläggsrapporter: Medarbetares kvitton för hotell, resor eller traktamenten måste ofta godkännas av chef innan ersättning utbetalas.
- Avtal och inköpsorder: Vissa företag kräver attest även för ingående av avtal eller beställningar över vissa belopp.
Digital attestering – smidigare och säkrare
Många använder idag digitala system för attestering, där fakturor, tidrapporter och kvitton hanteras direkt i dator eller mobil.
Ett digitalt attestflöde kan innehålla:
- Automatiska påminnelser
- Tydlig ansvarsfördelning
- Spårning av vem som godkänt vad
- Integration med bokföring och löner
Det sparar tid, minskar pappershantering och gör det svårare att missa eller godkänna fel saker.
Ordlista inom attestering
- Attest – Intyget eller godkännande av riktigheten i ett affärsdokument
- Attestera – Själva handlingen att lämna intyget eller godkännandet.
- Attestflöde – Processen för granskning och godkännande av transaktioner.
- Sakattest – Kontroll av att en faktura eller kostnad är korrekt.
- Beslutsattest – Slutligt godkännande att en kostnad får bokföras och betalas.
- Attestregel – Föreskrift om vem som får attestera vad.
- Attestansvar – Ansvar för att attest sker korrekt enligt reglerna.