fbpx

Dataskyddspolicy fullständig

Hur Ludvig & Co behandlar personuppgifter

Vi på Ludvig & Co vill att du ska känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Vi värnar om din personliga integritet och eftersträvar alltid en hög nivå av dataskydd. Denna dataskyddspolicy förklarar hur vi samlar in och använder dina personuppgifter. Den beskriver också dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande.
Denna dataskyddspolicy innehåller följande information.

Innehållsförteckning

  1. Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?
  2. Gemensamt personuppgiftsansvariga.
  3. Vad är en personuppgift och vad är behandling av personuppgifter?
  4. Vad krävs för att vi ska få behandla dina personuppgifter?
  5. Personuppgifter som behandlas inom ramen för kunduppdrag i våra ekonomitjänster och affärsrådgivning.
  6. Personuppgifter som behandlas inom ramen för kunduppdrag i våra juridiktjänster och skatterådgivning.
  7. Personuppgifter som behandlas inom ramen för kunduppdrag i våra fastighetsförmedlingstjänster.
  8. Personuppgifter med anknytning till vår marknadsföring och erbjudanden (seminarium, evenemang, nyhetsbrev eller andra utskick).
  9. Personuppgifter som behandlas i samband med ansökan om anställning.
  10. Personuppgifter rörande anställda eller uppdragstagare hos leverantörer.
  11. Hur skyddas dina personuppgifter av oss?
  12. Överföring av personuppgifter till tredje land.
  13. Cookies.
  14. Vilka rättigheter har du?
  15. Hur du gör dina rättigheter gällande.
  16. Ändringar i vår dataskyddspolicy.
  17. Kontaktuppgifter.

 

 

Vem är ansvarig för de personuppgifter vi samlar in?

Ludvig & Co AB, 559136-6140, är personuppgiftsansvarig för företagets behandling av personuppgifter.

  

Gemensamt personuppgiftsansvariga

När vi tar emot och behandlar personuppgifter tillsammans med vår samarbetspartner Lexly har Lexly AB, 556669-0102, och Ludvig & Co AB gemensamt personuppgiftsansvar.

Den gemensamma behandlingen är aktuell i de fall du som kund förmedlas via Lexly eller när du använder Lexlys kontraktsgenerator via Ludvig & Co.

Gemensamt personuppgiftsansvar innebär att du som registrerad kan vända dig till vilket som helst av Lexly och Ludvig & Co för att utöva dina rättigheter enligt Dataskyddsförordningen avseende de behandlingar vi utför tillsammans med Lexly.

 

Vad är en personuppgift och vad är behandling av personuppgifter?

En personuppgift är varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person som är i livet, t.ex. kontaktuppgifter, personnummer, org. nr för enskild firma, fastighetsbeteckning, kundnummer och fotografier där personer går att känna igen.

Det är enbart uppgifter om fysiska personer som är personuppgifter. För juridiska personer är organisationsnumret inte en personuppgift. Uppgifter om anställda och styrelseledamöter är däremot personuppgifter.

Behandling av personuppgifter är i princip all hantering av personuppgifter, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

 

Vad krävs för att vi ska få behandla dina personuppgifter?

För att behandla personuppgifter måste det finnas stöd i gällande dataskyddsreglering, en så kallad rättslig grund. Det betyder i korthet att någon eller några av följande punkter måste vara uppfyllda för att vår behandling av dina personuppgifter ska vara laglig.

  • Behandlingen ska vara nödvändig för att fullgöra avtalet med dig (fullgörande av avtal).
  • Behandlingen ska vara nödvändig för att fullgöra en för Ludvig & Co rättsligförpliktelse (rättslig förpliktelse).
  • Behandlingen av dina personuppgifter får göras efter en intresseavvägning mellan Ludvig & Co:s berättigade intresse att behandla personuppgifterna och din integritet (berättigat intresse).
  • Behandling av dina personuppgifter får göras om du har lämnat ditt samtycke till just den behandlingen (samtycke).

Nedan följer exempel på för vilka ändamål vi behandlar dina personuppgifter och med stöd av vilken rättslig grund vi gör detta.

 

Personuppgifter som behandlas inom ramen för kunduppdrag i våra ekonomitjänster och affärsrådgivning

Hur vi samlar in personuppgifter

De personuppgifter vi samlar in kommer normalt direkt från dig eller generas i samband med att du använder våra tjänster. Ibland krävs ytterligare information för att hålla uppgifterna aktuella eller kontrollera att uppgifterna vi har samlat in är korrekta.

Vi kan även komma att samla in personuppgifter om dig som kund via publikt tillgängliga personuppgifter som t.ex. kontaktuppgifter, personnummer, fastighetsinformation och betalningsanmärkningar, via bland andra InfoTrader, Metria, Hitta.se, Transportstyrelsen och andra samarbetspartners.

Med ditt medgivande kan vi även samla in uppgifter som kan innehålla personuppgifter från t.ex. banker, Skatteverket, Klarna, iZettle, Paypal och Strip.

Vilka personuppgifter vi behandlar

För dig som är kund är de typer av personuppgifter vi har samlat in kopplat till den tjänst vi utför, t.ex. namn, titel, kontaktuppgifter, arbetsplats, personnummer (tillika org.nr för enskild firma), fastighetsbeteckning/innehav, registrerade bilar, skatteuppgifter och andra ekonomiska uppgifter, betalningsinformation, kontonummer och kontoinformation och faktureringsuppgifter. Det kan även vara information om vilka tjänster du har och hur du använder dem, beställningar, användar-id, lösenord och annan information som du har lämnat vid dina kontakter med oss. Vidare kan vi komma att behandla uppgift om kund eller närstående eller känd medarbetare till denne är person i politisk utsatt ställning och namn och yrke/position för sådan politiskt utsatt person.

Vi behandlar också uppgifter om andra personer som är aktuella inom ramen för våra uppdrag. Dessa personer kan vara konsulter, sakkunniga, anställda hos bolag som förvärvas eller säljs, avtalsparter eller liknande.

Särskilda kategorier av personuppgifter

Vi kan inom ramen för våra uppdrag behandla enskilda uppgifter om lagöverträdelser eller andra särskilda kategorier av personuppgifter som är relevanta för uppdragets genomförande. Uppgifter om lagöverträdelser som vi behandlar utgörs av uppgift om näringsförbud, penningtvätt eller annan brottslig gärning. Enstaka känsliga personuppgifter som vi behandlar kan röra medlemskap i fackförening eller som rör hälsa i samband med sjukfrånvaro.

Varför vi behandlar personuppgifter

Vi behandlar dina uppgifter för att kunna fullgöra vårt uppdrag och föra kontakt med andra personer kopplade till uppdraget.

För följande ändamål behandlar vi personuppgifter med stöd av en rättslig förpliktelse:

  • Kundkännedom. Vid vår kundkännedomskontroll för att i tillämpliga fall kunna iaktta de särskilda regler som ställs kring penningtvätt och terrorism.
  • Efterlevnad av lagar. Vi behandlar personuppgifter i syfte att fullgöra våra lagstadgade skyldigheter bl.a. gentemot myndigheter.
  • Informationssäkerhet och för att förhindra missbruk av tjänster. Vi behandlar personuppgifter i syfte att tillgodose säkerheten för alla våra tjänster och för att upptäcka eller förhindra olika typer av olaglig användning eller användning som på annat sätt strider mot villkoren för tjänsten. Vi behandlar även dessa uppgifter för att upptäcka och förhindra bedrägerier, virusattacker etc.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra avtalsförpliktelser

  • Tillhandahållande av tjänster. Vi behandlar personuppgifter för att identifiera dig som kund eller användare, för att utföra våra tjänster i enlighet med ditt avtal.
  • Administration. För att kunna hantera och administrera fakturering, påminnelser och betalningar kopplade till ärendet.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter med stöd av vårt berättigade intresse:

  • Utveckling av tjänster. Vi behandlar personuppgifter för att utveckla och hantera vår verksamhet, våra tjänster och våra processer. I detta syfte kan vi även komma att sammanställa statistik för analysbehov.
  • Administration. För att kunna administrera och boka möten. För att tillhandahålla effektiv och korrekt dokumentation, administration och handläggning av uppdraget.
  • För att ha möjlighet att administrera och genomföra arvodesredovisning
  • För att tillvarata våra rättigheter vid andra rättsliga anspråk som riktas mot oss.Vårt berättigade intresse av denna behandling är att kunna tillvarata och skydda våra rättigheter vid rättsliga anspråk, administrera relationen till dig som kund eller annan inom ramen för uppdraget.Tillhandahållandet av dina personuppgifter är inte ett lagstadgat krav, men är ett krav som är nödvändigt för att ingå ett avtal med oss som kund. Om du inte lämnar dina personuppgifter till oss har vi inte möjlighet att fullgöra vårt avtal eller uppfylla våra åtaganden i förhållande till dig.

Hur länge sparar vi personuppgifter?

Vi sparar aldrig personuppgifter längre än vi behöver. Vissa personuppgifter slängs direkt, andra sparas olika lång tid beroende på vad uppgifterna ska användas till och våra skyldigheter enligt lag. Personuppgifter med koppling till våra kunduppdrag sparas som längst i tio år efter avslutat ärende (för att kunna möta eventuella klagomål till dess preskriptionstiden har löpt ut).

När tiden för hur länge vi sparar uppgifterna har löpt ut kommer vi att på ett säkert sätt radera eller avidentifiera dina uppgifter så att det inte längre går att koppla
dem till dig.

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

Vi har förbundit oss till branschens regler om sekretess och lämnar bara ut personuppgifter i vissa särskilda fall.

Personuppgiftsbiträden och underbiträden

I de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna erbjuda våra tjänster delar vi dina personuppgifter med företag som är s.k. personuppgiftsbiträden för oss. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner. Vi har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med:

  • Betallösningar (banker och andra betaltjänstleverantörer).
  • Marknadsföring (t ex print och distribution, sociala medier, mediebyråer eller reklambyråer).
  • IT-tjänster (företag som hanterar drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar samt företag som levererar programvaror med support).
  • Underkonsulter för våra redovisnings- och lönetjänster.

När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden och underbiträden sker det endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in informationen (t.ex. för att kunna uppfylla våra åtaganden enligt vårt avtal med dig). Vi har skriftliga avtal med alla personuppgiftsbiträden och underbiträden genom vilka de garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra säkerhetskrav samt begränsningar och krav avseende internationell överföring av personuppgifter.

Företag som är självständigt personuppgiftsansvariga

Vi delar även dina personuppgifter med vissa företag som är självständigt personuppgiftsansvariga. Att företaget är självständigt personuppgiftsansvarig innebär att det inte är vi som styr hur informationen som lämnas till företaget ska behandlas. Självständiga personuppgiftsansvariga som vi delar dina personuppgifter med är de statliga myndigheter (Polisen, Skatteverket, Kronofogden eller andra myndigheter) som vi är skyldiga att del uppgifter med enligt lag eller vid misstanke om brott men även i vissa fall kundens försäkringsbolag, bank, inkassobolag revisorer eller annan i enlighet med kundens instruktion. Det kan också vara banker och inkassoföretag för att tillvarata Ludvig & Co:s rättsliga intressen.

När dina personuppgifter delas med en myndighet/ett företag som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller den myndighetens/ det företagets dataskyddspolicy och personuppgiftshantering.

 

Personuppgifter som behandlas inom ramen för kunduppdrag i våra juridiktjänster och skatterådgivning

Hur vi samlar in personuppgifter

De personuppgifter vi samlar in kommer normalt direkt från dig eller generas i samband med att du använder våra tjänster. Ibland krävs ytterligare information för att hålla uppgifterna aktuella eller kontrollera att uppgifterna vi har samlat in är korrekta.

Vi kan även komma att samla in personuppgifter om dig som kund via publikt tillgängliga personuppgifter som t.ex. kontaktuppgifter, personnummer, fastighetsinformation och betalningsanmärkningar, via bland andra InfoTrader, Metria, Hitta.se, Transportstyrelsen och andra samarbetspartners.

Vilka personuppgifter vi behandlar

Om dig som kund

För dig som är kund är de typer av personuppgifter vi har samlat in kopplat till den tjänst vi utför, t.ex. namn, titel, kontaktuppgifter, arbetsplats, personnummer (tillka org.nr för enskild firma), fastighetsbeteckning/innehav, registrerade bilar, skatteuppgifter och andra ekonomiska uppgifter, betalningsinformation, kontonummer och kontoinformation och faktureringsuppgifter. Det kan även vara information om vilka tjänster du har och hur du använder dem, beställningar, användar-id, lösenord och annan information som du har lämnat vid dina kontakter med oss. Vidare kan vi komma att behandla uppgift om kund eller närstående eller känd medarbetare till denne är person i politisk utsatt ställning och namn och yrke/position för sådan politiskt utsatt person.

Om motparter

Vi behandlar uppgifter kopplade till anställda eller uppdragstagare hos juridiska personer och om motparter som är fysiska personer. Dessa uppgifter utgörs av t.ex. namn, titel, arbetsgivare, personnummer, uppdragsbenämning.

Andra personer

Vi behandlar också uppgifter om andra personer som är aktuella inom ramen för våra uppdrag. Dessa personer kan vara motpartsombud, skiljemän, domare, konsulter, vittnen, sakkunniga, anställda hos bolag som förvärvas eller säljs, avtalsparter eller liknande.

Särskilda kategorier av personuppgifter

Vi kan inom ramen för våra uppdrag behandla enskilda uppgifter om lagöverträdelser eller andra särskilda kategorier av personuppgifter som är relevanta för uppdragets genomförande. Uppgifter om lagöverträdelser som vi behandlar utgörs av uppgift om näringsförbud, penningtvätt eller annan brottslig gärning. Enstaka känsliga personuppgifter som vi behandlar kan röra ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening eller som rör hälsa eller sexualliv om det är relevant för uppdraget.

Varför vi behandlar personuppgifter

Vi behandlar dina uppgifter för att kunna fullgöra vårt uppdrag och föra kontakt med motparter och andra personer kopplade till uppdraget.

För följande ändamål behandlar vi personuppgifter med stöd av en rättslig förpliktelse:

  • Kundkännedom. Vid vår kundkännedomskontroll för att i tillämpliga fall kunna iaktta de särskilda regler som ställs kring penningtvätt och terrorism.
  • Efterlevnad av lagar. Vi behandlar personuppgifter i syfte att fullgöra våra lagstadgade skyldigheter bl.a. gentemot myndigheter.
  • Jäv. För genomförandet av jävskontroller för att vi ska kunna fullgöra vår skyldighet att utesluta intressekonflikter.
  • Informationssäkerhet och för att förhindra missbruk av tjänster. Vi behandlar personuppgifter i syfte att tillgodose säkerheten för alla våra tjänster och för att upptäcka eller förhindra olika typer av olaglig användning eller användning som på annat sätt strider mot villkoren för tjänsten. Vi behandlar även dessa uppgifter för att upptäcka och förhindra bedrägerier, virusattacker etc.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra avtalsförpliktelser

  • Tillhandahållande av tjänster. Vi behandlar personuppgifter för att identifiera dig som kund eller användare, för att utföra våra tjänster i enlighet med ditt avtal.
  • Administration. För att kunna hantera och administrera fakturering, påminnelser och betalningar kopplade till ärendet. För att kunna hantera och administrera kundfordringar som uppkommer inom ramen för ett uppdrag.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter med stöd av vårt berättigade intresse:

  • Utveckling av tjänster. Vi behandlar personuppgifter för att utveckla och hantera vår verksamhet, våra tjänster och våra processer. I detta syfte kan vi även komma att sammanställa statistik för analysbehov.
  • Administration. För att kunna administrera och boka möten. För att tillhandahålla effektiv och korrekt dokumentation, administration och handläggning av uppdraget. För att ha möjlighet att administrera och genomföra arvodesredovisning
  • För att tillvarata våra rättigheter vid andra rättsliga anspråk som riktas mot oss.

Vårt berättigade intresse av denna behandling är att kunna tillvarata och skydda våra rättigheter vid rättsliga anspråk, administrera relationen till dig som kund/motpart/annan inom ramen för uppdraget.

Tillhandahållandet av dina personuppgifter är inte ett lagstadgat krav, men är ett krav som är nödvändigt för att ingå ett avtal med oss som kund. Om du inte lämnar dina personuppgifter till oss har vi inte möjlighet att fullgöra vårt avtal eller uppfylla våra åtaganden i förhållande till dig.

Hur länge sparar vi personuppgifter?

Vi sparar aldrig personuppgifter längre än vi behöver. Vissa personuppgifter slängs direkt, andra sparas olika lång tid beroende på vad uppgifterna ska användas till och våra skyldigheter enligt lag. Personuppgifter med koppling till våra kunduppdrag sparas som längst i tio år efter avslutat ärende (för att kunna möta eventuella klagomål till dess preskriptionstiden har löpt ut).

När tiden för hur länge vi sparar uppgifterna har löpt ut kommer vi att på ett säkert sätt radera eller avidentifiera dina uppgifter så att det inte längre går att koppla
dem till dig.

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

Vi har förbundit oss till branschens regler om sekretess och lämnar bara ut personuppgifter i vissa särskilda fall.

Personuppgiftsbiträden och underbiträden

I de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna erbjuda våra tjänster delar vi dina personuppgifter med företag som är s.k. personuppgiftsbiträden för oss. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner. Vi har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med:

  • Betallösningar (banker och andra betaltjänstleverantörer).
  • Marknadsföring (t ex print och distribution, sociala medier, mediebyråer eller reklambyråer).
  • IT-tjänster (företag som hanterar drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar samt företag som levererar programvaror med support).

När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden och underbiträden sker det endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in informationen (t.ex. för att kunna uppfylla våra åtaganden enligt vårt avtal med dig). Vi har skriftliga avtal med alla personuppgiftsbiträden och underbiträden genom vilka de garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra säkerhetskrav samt begränsningar och krav avseende internationell överföring av personuppgifter.

Företag som är självständigt personuppgiftsansvariga

Vi delar även dina personuppgifter med vissa företag som är självständigt personuppgiftsansvariga. Att företaget är självständigt personuppgiftsansvarig innebär att det inte är vi som styr hur informationen som lämnas till företaget ska behandlas. Självständiga personuppgiftsansvariga som vi delar dina personuppgifter med är:

  • Försäkringsbolag, revisorer eller annan i enlighet med din instruktion.
  • Ansvarsförsäkringsgivare för att tillvarata rättsliga intressen.
  • Motpartsombud inom ramen för uppdraget.
  • Om aktuellt till skiljenämnd och domstol.
  • Myndigheter om ett sådant utlämnande föreskrivs enligt lag, ex. Kronofogden.
  • Banker och inkassoföretag, ex. för klientmedel och för att tillvarata rättsliga intressen.
  • Polis eller Finanspolisen om sådant utlämnande föreskrivits i lag.

När dina personuppgifter delas med en myndighet/ett företag som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller den myndighetens/ det företagets dataskyddspolicy och personuppgiftshantering.

 

Personuppgifter som behandlas inom ramen för kunduppdrag i våra fastighetsförmedlingstjänster

Hur vi samlar in personuppgifter

De personuppgifter vi samlar in kommer normalt direkt från dig eller generas i samband med att du använder våra tjänster. Ibland krävs ytterligare information för att hålla uppgifterna aktuella eller kontrollera att uppgifterna vi har samlat in är korrekta.

Vi kan även komma att samla även in personuppgifter om dig som kund via publikt tillgängliga personuppgifter som t.ex. kontaktuppgifter, personnummer, fastighetsinformation, via bland andra Mspecs, InfoTrader, Metria, ForanFabriken, Lantmäteriet och andra samarbetspartners.

Vilka personuppgifter vi behandlar

Om dig som kund

För dig som är kund är de typer av personuppgifter vi har samlat in kopplat till den tjänst/uppdrag vi utför, t.ex. namn, kontaktuppgifter, personnummer (tillika org.nr för enskild firma), civilstånd, fastighetsbeteckning/innehav, skatteuppgifter och andra ekonomiska uppgifter, lån, bank och kontonummer. Det kan även vara information om vilka tjänster och avtal du har och hur du använder dem. Vidare kan vi komma att behandla uppgift om närstående eller medarbetare som är person i politisk utsatt ställning med namn och yrke/position.

Då uppdragsgivaren är en juridisk person samlar vi in uppgifter gällande vem/vilka som företräder den juridiska personen genom bl.a. registreringsbevis, protokoll och delegationsordning. Personuppgifter som samlas in är t.ex. namn, titel, kontaktuppgifter, personnummer.

Om köpare

Vi behandlar uppgifter kopplade till anställda eller uppdragstagare hos juridiska personer och om motparter som är fysiska personer. Dessa uppgifter kan t.ex. vara namn, titel, civilstånd, arbetsgivare, personnummer, ekonomiska uppgifter, lån, bank och kontonummer, uppdragsbenämning.

Andra personer

Vi behandlar också uppgifter om andra personer som är aktuella inom ramen för våra uppdrag. Dessa personer kan vara make/maka, intressenter/köpare samt dess ombud/företrädare, arrendatorer, hyresgäster, konsulter, sakkunniga, anställda hos bolag som förvärvas eller säljs, avtalsparter eller liknande. Dessa uppgifter utgörs av t.ex. namn, personnummer samt kontaktuppgifter.

Särskilda kategorier av personuppgifter

Vi kan inom ramen för våra uppdrag behandla enskilda uppgifter om lagöverträdelser eller andra särskilda kategorier av personuppgifter som är relevanta för uppdragets genomförande. Uppgifter om lagöverträdelser som vi behandlar utgörs av uppgift om näringsförbud, penningtvätt eller annan brottslig gärning.

Varför vi behandlar personuppgifter

Vi behandlar dina uppgifter för att kunna fullgöra vårt uppdrag och föra kontakt med motparter och andra personer kopplade till uppdraget.

För följande ändamål behandlar vi personuppgifter med stöd av en rättslig förpliktelse:

  • Kundkännedom. Vid vår kundkännedomskontroll för att i tillämpliga fall kunna iaktta de särskilda regler som ställs kring penningtvätt och terrorism.
  • Efterlevnad av lagar. Vi behandlar personuppgifter i syfte att fullgöra våra lagstadgade skyldigheter bl.a. gentemot myndigheter.
  • Jäv. För genomförandet av jävskontroller för att vi ska kunna fullgöra vår skyldighet att utesluta intressekonflikter.
  • Informationssäkerhet och för att förhindra missbruk av tjänster. Vi behandlar personuppgifter i syfte att tillgodose säkerheten för alla våra tjänster och för att upptäcka eller förhindra olika typer av olaglig användning eller användning som på annat sätt strider mot villkoren för tjänsten. Vi behandlar även dessa uppgifter för att upptäcka och förhindra bedrägerier, virusattacker etc.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter för att fullgöra avtalsförpliktelser

  • Tillhandahållande av tjänster. Vi behandlar personuppgifter för att identifiera dig som kund eller användare, för att utföra våra tjänster i enlighet med ditt avtal.
  • Administration. För att kunna hantera och administrera fakturering, påminnelser och betalningar kopplade till ärendet. För att kunna hantera och administrera kundfordringar som uppkommer inom ramen för ett uppdrag.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter med stöd av vårt berättigade intresse:

  • Utveckling av tjänster. Vi behandlar personuppgifter för att utveckla och hantera vår verksamhet, våra tjänster och våra processer. I detta syfte kan vi även komma att sammanställa statistik för analysbehov.
  • Administration. För att kunna administrera och boka möten. För att tillhandahålla effektiv och korrekt dokumentation, administration och handläggning av uppdraget. För att ha möjlighet att administrera och genomföra arvodesredovisning
  • För att tillvarata våra rättigheter vid andra rättsliga anspråk som riktas mot oss.

Vårt berättigade intresse av denna behandling är att kunna tillvarata och skydda våra rättigheter vid rättsliga anspråk, administrera relationen till dig som kund/motpart/annan inom ramen för uppdraget.

Tillhandahållandet av dina personuppgifter är inte ett lagstadgat krav, men är ett krav som är nödvändigt för att ingå ett avtal med oss som kund. Om du inte lämnar dina personuppgifter till oss har vi inte möjlighet att fullgöra vårt avtal eller uppfylla våra åtaganden i förhållande till dig.

Hur länge sparar vi personuppgifter?

Vi sparar aldrig personuppgifter längre än vi behöver. Vissa personuppgifter slängs direkt, andra sparas olika lång tid beroende på vad uppgifterna ska användas till och våra skyldigheter enligt lag. Personuppgifter med koppling till våra kunduppdrag sparas som längst i tio år efter avslutat ärende (för att kunna möta eventuella klagomål till dess preskriptionstiden har löpt ut).

När tiden för hur länge vi sparar uppgifterna har löpt ut kommer vi att på ett säkert sätt radera eller avidentifiera dina uppgifter så att det inte längre går att koppla
dem till dig.

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

Vi har förbundit oss till branschens regler om sekretess och lämnar bara ut personuppgifter i vissa särskilda fall.

Personuppgiftsbiträden och underbiträden

I de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna erbjuda våra tjänster delar vi dina personuppgifter med företag som är s.k. personuppgiftsbiträden för oss. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner. Vi har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med:

  • Betallösningar (banker och andra betaltjänstleverantörer).
  • Marknadsföring (t ex print och distribution, sociala medier, mediebyråer eller reklambyråer).
  • IT-tjänster (företag som hanterar drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar samt företag som levererar programvaror med support).

När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden och underbiträden sker det endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in informationen (t.ex. för att kunna uppfylla våra åtaganden enligt vårt avtal med dig). Vi har skriftliga avtal med alla personuppgiftsbiträden och underbiträden genom vilka de garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra säkerhetskrav samt begränsningar och krav avseende internationell överföring av personuppgifter.

Företag som är självständigt personuppgiftsansvariga

Vi delar även dina personuppgifter med vissa företag som är självständigt personuppgiftsansvariga. Att företaget är självständigt personuppgiftsansvarig innebär att det inte är vi som styr hur informationen som lämnas till företaget ska behandlas. Självständiga personuppgiftsansvariga som vi delar dina personuppgifter med är:

  • Försäkringsbolag, revisorer eller annan i enlighet med din instruktion.
  • Försäkringsgivare för att tillvarata rättsliga intressen.
  • Myndigheter om ett sådant utlämnande föreskrivs enligt lag, ex. Kronofogden.
  • Banker och inkassoföretag, ex. för klientmedel och för att tillvarata rättsliga intressen.
  • Polis eller Finanspolisen om sådant utlämnande föreskrivits i lag.

När dina personuppgifter delas med en myndighet/ett företag som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller den myndighetens/ det företagets dataskyddspolicy och personuppgiftshantering.

 

Personuppgifter med anknytning till vår marknadsföring och erbjudanden (seminarium, evenemang, nyhetsbrev eller andra utskick)

Hur vi samlar in personuppgifter

Har du tagit kontakt med oss för att delta vid något evenemang, begärt offert för våra tjänster, önskat ta del av inbjudningar/nyhetsbrev o.dyl. eller kontaktat någon av våra konsulter utan att vara kund, har vi endast den informationen som du lämnat vid din kontakt med oss.

Vilka personuppgifter vi behandlar

Vi behandlar endast de uppgifter du har lämnat till oss, det kan vara t.ex. namn, kontaktuppgifter, arbetsplats. I de fall vi fotograferar och/eller filmar vid våra evenemang och seminarium behandlar vi även uppgifter om dig i form av bilder och inspelat material.

Särskilda kategorier av personuppgifter

Vid evenemang och seminarier kan vi komma att behandla uppgifter om allergier och matpreferenser. Dessa uppgifter har vi samlat in från dig i samband med att du anmälde dig till vårt evenemang eller seminarium.

Varför vi behandlar personuppgifter

Vi behandlar dina uppgifter för att kommunicera med dig och skicka marknadsföring till dig. Denna kommunikation omfattar t.ex. utskick av nyhetsbrev, information om Ludvig & Co och inbjudningar till evenemang och föreläsningar.

Vi skickar informationen med stöd av en intresseavvägning och Ludvig & Co:s berättigade intresse av att upprätthålla en affärsrelation med dig och kommunicera med dig rörande information och evenemang som vi erbjuder som vi tror kan vara av intresse för dig.

Om du har lämnat ditt samtycke behandlar vi istället dina uppgifter för ovan angivna ändamål och för att skicka elektronisk marknadsföring med stöd av ditt samtycke.

Hur länge sparar vi personuppgifter?

Vi sparar aldrig personuppgifter längre än vi behöver. Vissa personuppgifter slängs direkt, andra sparas olika lång tid beroende på vad uppgifterna ska användas till och våra skyldigheter enligt lag. Vi sparar inte personuppgifter från kundevent, om vi inte har inhämtat samtycke om att få använda dem senare i ett visst bestämt syfte. Om du har lämnat ditt samtycke behandlar vi dina uppgifter tills du återkallar ditt samtycke. Du kan enkelt återkalla ditt samtycke närsomhelst genom att trycka på länken ”unsubscribe” i våra utskick. Du har alltid en möjlighet att när som helst avregistrera dig från fortsatta utskick från oss. Om du avregistrerar dig upphör vi omedelbart med vår behandling av dina personuppgifter för marknadsföringsändamål

När tiden för hur länge vi sparar uppgifterna har löpt ut kommer vi att på ett säkert sätt radera eller avidentifiera dina uppgifter så att det inte längre går att koppla
dem till dig. Nedan följer några exempel på lagringstider inom Ludvig & Co.

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

Personuppgiftsbiträden

Uppgifterna kommer att delas med IT-leverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning, s.k. personuppgiftsbiträden. Till exempel kan molntjänstleverantörer komma att få åtkomst till dina personuppgifter. Vi har tecknat personuppgiftsbiträdesavtal med dem vilket bl.a. innebär att de är skyldiga att behandla informationen säkert, korrekt och med sekretess.

 

Personuppgifter som behandlas i samband med ansökan om anställning

Hur vi samlar in personuppgifter

Vi har endast de uppgifter som du har lämnat till oss i samband med din ansökan.

Vilka personuppgifter vi behandlar

Vi behandlar de personuppgifter som du lämnar till oss i dina ansökningshandlingar. Sådana uppgifter omfattar namn, personnummer, adress, telefonnummer, e-postadress, eventuell bild, utbildning, utbildningsbetyg, arbetsbetyg och yrkeserfarenhet och andra uppgifter du lämnar om dig själv i din ansökan. Vi genomför tester för vissa kandidatkategorier. I de fallen lämnar vi information om behandlingen av sådana personuppgifter innan testet inleds och ber om ditt samtycke till behandlingen.

Varför vi behandlar personuppgifter

Vi baserar vår behandling på följande rättsliga grunder:

  • För att fullgöra våra skyldigheter och iaktta våra rättigheter inom arbetsrätten.
  • På en intresseavvägning (vi har vägt vårt intresse av att använda uppgifterna mot ditt integritetsintresse).
  • Samtycke

För följande ändamål behandlar vi personuppgifter för att fullgöra våra skyldigheter och iaktta våra/dina rättigheter inom arbetsrätten:

  • Om vi skulle bli föremål för anspråk enligt diskrimineringslagen behandlar vi dina personuppgifter för att kunna tillvarata våra rättigheter.

För följande ändamål behandlar vi personuppgifter med stöd av en intresseavvägning:

  • För att bedöma och överväga olika kandidater utifrån erfarenheter, meriter och studieresultat.
  • För att administrera kallelse och bokning av tid för intervju(-er).
  • För att samla in och granska ditt CV, personliga brev, betyg och examensbevis.

Vår bedömning är att vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter för att Ludvig & Co  ska kunna rekrytera nya medarbetare till vår verksamhet.

För följande ändamål behandlar vi dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke:

  • För att genomföra rekryteringstester som utgör en del av rekryteringsförfarandet.
  • För att spara dina uppgifter i en kandidatpool för framtida anställningar som kan passa dig.

Tillhandahållandet av dina personuppgifter är inte ett lagstadgat eller avtalsenligt krav. Du är inte skyldig att tillhandahålla personuppgifterna. Om du inte lämnar dina personuppgifter till oss har vi inte möjlighet att uppfylla våra åtaganden gentemot dig och genomföra rekryteringsprocessen.

Hur länge sparar vi personuppgifter?

Vi sparar aldrig personuppgifter längre än vi behöver. Vissa personuppgifter slängs direkt, andra sparas olika lång tid beroende på vad uppgifterna ska användas till och våra skyldigheter enligt lag. Vi sparar CV och ansökan till ledig tjänst, samt kommunikation i samband med rekrytering som längst i två år (bland annat för att kunna möta eventuella anmälningar om diskriminering). Samtycker du till fortsatt behandling av dina personuppgifter för framtida rekryteringsmöjligheter kommer vi att behandla dina uppgifter för detta ändamål till dess att du återkallar ditt samtycke eller ändamålet upphört.

När tiden för hur länge vi sparar uppgifterna har löpt ut kommer vi att på ett säkert sätt radera eller avidentifiera dina uppgifter så att det inte längre går att koppla
dem till dig. Nedan följer några exempel på lagringstider inom Ludvig & Co.

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

Personuppgiftsbiträden

Uppgifterna kommer att delas med IT-leverantörer som behandlar uppgifter för vår räkning, s.k. personuppgiftsbiträden. Till exempel kan molntjänstleverantörer komma att få åtkomst till dina personuppgifter. Vi har tecknat personuppgiftsbiträdesavtal med dem vilket bl.a. innebär att de är skyldiga att behandla informationen säkert, korrekt och med sekretess.

Företag som är självständigt personuppgiftsansvariga

Vi delar även dina personuppgifter med vissa företag som är självständigt personuppgiftsansvariga. Att företaget är självständigt personuppgiftsansvarig innebär att det inte är vi som styr hur informationen som lämnas till företaget ska behandlas. Självständiga personuppgiftsansvariga som vi delar dina personuppgifter med är:

  • Rekryteringsbyråer

 

Personuppgifter rörande anställda eller uppdragstagare hos leverantörer

Hur vi samlar in personuppgifter

Vi samlar in personuppgifter i samband med det affärsförhållande som finns mellan oss och din arbetsgivare eller uppdragsgivare eller som du lämnar till oss inom ramen för affärsförhållandet.

Vilka personuppgifter vi behandlar

Vi behandlar personuppgifter såsom t.ex. såsom namn, titel, kontaktuppgifter, arbetsgivare eller, i förekommande fall, uppdragsgivare.

Varför vi behandlar personuppgifter

För dig som anställd eller uppdragstagare hos leverantör

Dina personuppgifter som anställd eller uppdragstagare hos en leverantör till oss behandlas i enlighet med avtalet med leverantören för ändamålen fakturahantering, betalning och administration av avtalsförhållandet, hantering av leveranser samt kontakt och kommunikation. Då dina personuppgifter som anställd eller uppdragstagare behandlas gör vi detta med stöd av en intresseavvägning. Vårt berättigade intresse är att kunna administrera avtal och fullgöra våra skyldigheter gentemot våra leverantörer (din arbetsgivare eller uppdragsgivare).

I tillämpliga fall behandlar vi personuppgifter om dig som är anställd eller uppdragstagare hos leverantör för bokföringsändamål, exempelvis avseende fakturering eller betalning av era tjänster eller produkter, denna behandling utför vi med stöd av rättsliga förpliktelser enligt bokföringslagen.

Om du är en enskild näringsidkare

Om du lämnar dina personuppgifter till oss som enskild näringsidkare behandlar vi dina personuppgifter eftersom det är nödvändigt för att fullgöra vårt avtal eller vidta åtgärder som du begär innan ett avtal ingås. Vi behandlar också uppgifterna för att kunna administrera avtalet och ha löpande kontakt med dig samt för att kunna beställa och använda ditt företags tjänster.

Det är inte ett krav att lämna dina personuppgifter till oss. Om du inte lämnar dina personuppgifter, kommer vi inte kunna ingå avtal och därefter fullgöra vårt avtal samt administrera avtalsförhållandet med dig.

Hur länge sparar vi personuppgifter?

Vi sparar aldrig personuppgifter längre än vi behöver. Vissa personuppgifter slängs direkt, andra sparas olika lång tid beroende på vad uppgifterna ska användas till och våra skyldigheter enligt lag. När tiden för hur länge vi sparar uppgifterna har löpt ut kommer vi att på ett säkert sätt radera eller avidentifiera dina uppgifter så att det inte längre går att koppla
dem till dig.

Personuppgifter som vi behandlar i syfte att fullgöra vårt avtal med dig/den leverantör du är anställd eller uppdragstagare hos behandlas som utgångspunkt under den tid det är nödvändigt för att vi ska kunna administrera avtalsförhållandet, utöva våra rättigheter och fullgöra våra åtaganden i förhållande till dig/den leverantör du är anställd eller uppdragstagare hos. Upphör din anställning eller ditt uppdrag hos leverantören eller gentemot oss avslutar vi vår behandling av dina personuppgifter så snart vi fått sådan information från leverantören.

Eventuella uppgifter som rör betalning och där behandling krävs enligt bokföringslagen behandlas i sju (7) år enligt bokföringslagen.

Inaktiva avtal som innehåller dina personuppgifter sparas i tio (10) år på grund av preskriptionstiden i preskriptionslagen.

Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

Personuppgiftsbiträden

Dina personuppgifter delas med aktörer som behandlar personuppgifter för vår räkning, s.k. personuppgiftsbiträden. Vi lämnar ut dina personuppgifter till:

  • IT- och systemleverantörer som tillhandahåller utveckling samt support för våra system och molntjänster.

Företag som är självständigt personuppgiftsansvariga

Dina personuppgifter lämnas även ut till följande aktörer som själva är personuppgiftsansvariga för sin behandling av dina personuppgifter:

  • Myndigheter om ett sådant utlämnande föreskrivs enligt lag, ex. Kronofogden.
  • Banker och inkassoföretag.

 

Hur skyddas dina personuppgifter av oss?

Vi är måna om att skydda din integritet. Därför använder vi IT-system som ska skydda sekretessen, integriteten och tillgången till personuppgifter. Endast de personer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra angivna ändamål har rätt att få tillgång till uppgifterna.

 

Överföring av personuppgifter till tredje land

Vi och våra leverantörer och samarbetspartners behandlar främst dina personuppgifter inom EU/EES. I de fall personuppgifter behandlas utanför EU/EES föreligger antingen ett beslut från kommissionen om att tredjelandet ifråga säkerställer en adekvat skyddsnivå eller lämpliga skyddsåtgärder som säkerställer att dina rättigheter skyddas.

 

Cookies

Om du besöker vår webbsida samlas personuppgifter in genom att vi använder cookies som samlar in information på och från din webbläsare. Läs mer om hur vi hanterar cookies.

 

Vilka rättigheter har du?

Du har rätt att veta vad vi gör med dina personuppgifter, varför de behandlas, under vilken tidsperiod behandlingen pågår, vilka som tar del av dem och vilka konsekvenser behandlingen får. Nedan följer en mer utförlig beskrivning av dina rättigheter. För att göra dina rättigheter gällande kan du kontakta oss. Kontaktuppgifter hittar du längst ner i denna policy.

Tillgång till dina personuppgifter

Du har rätt att begära att få en bekräftelse från oss om vi behandlar personuppgifter som rör dig, samt i sådant fall begära tillgång till de personuppgifter som vi behandlar om dig, ett så kallat registerutdrag.

Begära rättelse

Vi har ett ansvar för att de personuppgifter vi behandlar är korrekta, men om du – trots våra ansträngningar att ha uppdaterade register – anser att en uppgift om dig är felaktig eller ofullständig, har du rätt att begära att uppgiften rättas.

Återkalla samtycke med framtida verkan

I den utsträckning som vi behandlar dina personuppgifter med stöd av ditt samtycke har du rätt att, när som helst, återkalla ditt samtycke till behandlingen med framtida verkan.

OBS! För att kunna tillhandahålla tjänster och produkter behöver vi behandla och hantera dina personuppgifter. Du är dock inte skyldig att lämna personuppgifter till oss. Om du väljer att inte göra det är det inte säkert att vi kan tillhandahålla alla våra produkter och tjänster till dig.

Motsätta dig behandling för direktmarknadsföringsändamål

Du har även rätt att, när som helst, motsätta dig vår behandling av dina personuppgifter för direktmarknadsföringsändamål. Om du inte vill att vi kontaktar dig för direktmarknadsföring av våra produkter och tjänster kan du kontakta oss genom att ringa, skicka e-post eller brev.

Det ska klart och tydligt framgå vem du är (namn, personnummer, adress) och att du vill bli avregistrerad från direktmarknadsföring.

Vill du inte ha våra e-postutskick kan du med enkelhet klicka på avregistreringslänken i epostutskicket.

Motsätta dig behandling som stödjer sig på vårt berättigade intresse

Du har rätt att motsätta dig behandlingar som stödjer sig på ett berättigat intresse som vi har om du har personliga skäl som rör situationen. Vi får dock fortsätta att behandla dina uppgifter, trots att du har motsatt dig behandlingen, om vi har tvingande berättigade skäl för behandlingen som överväger integritetsintresset.

Radering

Som kund har du rätt att utan onödigt dröjsmål få följande personuppgifter raderade om någon av följande förutsättningar gäller:

  • Om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de behandlats för.
  • Om behandlingen grundar sig enbart på ditt samtycke och du återkallar detta.
  • Om behandlingen sker för direktmarknadsföring och du motsätter dig att uppgifterna behandlas.
  • Om du motsätter dig personuppgiftsbehandling som sker efter en intresseavvägning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse.
  • Om personuppgifter inte har behandlats enligt regleringen.
  • Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet.

Om personuppgifter raderas, kommer vi att underrätta dem som vi har lämnat ut personuppgifter om dig till, om att denna radering har ägt rum. Detta gäller dock inte om det skulle visa sig omöjligt eller innebära en alltför betungande insats. Vi kommer även, på din begäran, att informera dig om till vem informationen har lämnats ut.

Begränsning av behandling

Du har även rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Om du begär att behandlingen av dina uppgifter ska begränsas kan det dock medföra att vi inte kan uppfylla våra eventuella skyldigheter gentemot dig under den tid behandlingen begränsats.

Dataportabilitet

Slutligen har du rätt att få en kopia på de personuppgifter som rör dig i ett strukturerat format (dataportabilitet). Rätten till dataportabilitet, till skillnad från rätten till registerutdrag, omfattar endast de fall då du har lämnat ditt samtycke till personuppgiftsbehandlingen eller  om behandlingen behövs för att vi ska kunna tillhandahålla tjänster till dig enligt det avtal du har ingått med oss. Däremot har du inte rätt att flytta dina uppgifter om vi behandlar dessa på grund av berättigat intresse eller skyldighet enligt lag.

 

Hur du gör dina rättigheter gällande

Anmälan av överträdelse

Om du anser att dina personuppgifter behandlas i strid med gällande regelverk, bör du anmäla det till dso@ludvig.se snarast. Du kan också lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

Skadestånd

Om du har lidit skada på grund av att dina personuppgifter har behandlats i strid med gällande rätt kan du ha rätt till skadestånd. Du kan då begära skadestånd från oss eller väcka skadeståndstalan i domstol. En sådan begäran ska göras skriftligen till dso@ludvig.se

Samtycken

Du kan återkalla dina samtycken genom att ringa, skicka e-post eller brev, se kontaktuppgifter längre ner.

Det ska klart och tydligt framgå av återkallandet vem du är (namn, personnummer, adress) och vad det återkallade samtycket avser.

Direktmarknadsföring

Om du inte vill att vi kontaktar dig för direktmarknadsföring av våra produkter och tjänster kan du kontakta oss genom att ringa, skicka e-post eller brev.

Det ska klart och tydligt framgå vem du är (namn, personnummer, adress) och att du vill bli avregistrerad från direktmarknadsföring.

Vill du inte ha våra e-postutskick kan du med enkelhet klicka på avregistreringslänken i e-postutskicket.

Begära skadestånd

Om du vill begära skadestånd med anledning av att du lidit skada på grund av att dina personuppgifter har behandlats i strid med gällande rätt kan du anmäla det. Anmälan ska vara skriftlig och innehålla uppgift om fullständigt namn, personnummer och adress och skickas till oss via brev eller e-post, se kontaktuppgifter nedan.

Begära tillgång till personuppgifter

Du har rätt att få information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig. Begäran ska göras skriftligt, undertecknas av dig samt innehålla uppgift om namn och personnummer. Skicka begäran till oss via brev eller e-post se kontaktuppgifter nedan.

Begära rättelse/radering av personuppgifter

Ring eller skicka e-post, se kontaktuppgifter nedan.

 

Ändringar i vår dataskyddspolicy

Vi kan komma att göra ändringar i vår dataskyddspolicy. Den senaste versionen av dataskyddspolicyn finns alltid på www.ludvig.se.

 

Kontaktuppgifter

Personuppgiftsansvarig:
Ludvig & Co AB (559136–6140)
Warfvinges väg 32
112 51 Stockholm
Tel: 0771-27 27 27
E-post: dso@ludvig.se

Version: 2021.1